Wat is preboarding?

Preboarding is alles wat je doet tussen de handtekening en de eerste werkdag. Het doel is tweeledig: je nieuwe collega enthousiast houden, en intern alles klaarzetten zodat dag 1 vlot verloopt. Een goede eerste indruk is geen toeval. Ze is voorbereid.

We helpen je hierbij alvast op weg, met vijf stappen die weinig tijd vragen.

Stap 1  

Een persoonlijke welkomstmail

Zo'n twee weken voor de start. Bij een snelle start stuur je ze de week of de dag ervoor. Vermeld wanneer en waar je de medewerker verwacht, en wie hem die eerste ochtend ontvangt. Zeg ook wat hij niet hoeft mee te brengen: dat neemt meteen wat zenuwen weg.

Voeg praktische weetjes toe: waar collega's lunchen, of er koffie en soep voorzien is, hoe het zit met parkeren of openbaar vervoer, en wat de gebruikelijke kledij is.

Hou de toon persoonlijk. Een mail die begint met "Maandag is het zover" leest heel anders dan een standaardbericht van de personeelsdienst.

Stap 2

Een voorstellingsmail aan het team

Je team wil weten wie er komt. Stel de nieuwe collega voor in twee of drie lijnen: functie, achtergrond, ervaring en een hobby of interesse.

Vermeld ook de startdatum en in welk team hij terechtkomt. Vraag je collega's om alvast een kort welkomstbericht te sturen naar het nieuwe e-mailadres.

Wie de eerste keer zijn mailbox opent en daar berichten van toekomstige collega's vindt, voelt zich meteen verwacht. Het kost je team twee minuten, en het effect is groot.

Stap 3

Bereid de werkplek en accounts goed voor

Werkplek en accounts klaar, uiterlijk de dag voor de start. Denk aan een bureau en stoel, een laptop met de nodige software, een e-mailadres en toegang tot alle systemen en gedeelde mappen.

Spreek dit tijdig af met je IT-verantwoordelijke of externe partner, want accounts aanmaken duurt soms langer dan je denkt. Niets zegt sneller "we waren je vergeten" dan een eerste ochtend wachten op een login.

Een kleine attentie op het bureau, zoals een welkomstkaartje van het team, maakt het helemaal af.

Stap 4

Een gevulde agenda voor week 1

Een nieuwe medewerker wil weten wat hem te wachten staat. Plan de eerste week concreet in: wanneer is de rondleiding, met wie maakt hij kennis, welke opleidingen staan er gepland, en wanneer zit hij met zijn leidinggevende samen voor een eerste 1-op-1?

Voeg ook de opleidingen van de weken daarna toe, zodat het traject zichtbaar wordt. Stuur de agenda mee met de welkomstmail.

Zo kan je nieuwe collega zich voorbereiden en weet hij dat er over hem is nagedacht.

Stap 5

Maak iemand verantwoordelijk voor de preboarding

Preboarding raakt aan veel mensen: de leidinggevende, IT, de collega die de rondleiding geeft, soms de zaakvoerder zelf. Leg daarom vast wie de eindverantwoordelijke is.

In de meeste KMO's is dat de directe leidinggevende. Die bewaakt de timing, stuurt de mails en checkt de dag voor de start of alles klaarstaat. Een eenvoudige checklist helpt daarbij.

Zonder eigenaar valt preboarding tussen twee stoelen, en merkt je nieuwe collega dat op zijn eerste dag.

Waarom dit loont?

Een nieuwe medewerker die zich verwacht voelt, is sneller betrokken en sneller productief. Hij hoeft de eerste dagen geen energie te steken in uitzoeken waar alles staat of wie wat doet, en kan meteen focussen op het leren van zijn job.

Je toont ook meteen dat de organisatie het goed geregeld heeft. Dat bevestigt zijn keuze, en dat gevoel neemt hij mee in zijn eerste maanden. Bovendien verklein je de kans dat iemand afhaakt nog voor de eerste werkdag, of in de periode erna.

Elke aanwerving die mislukt, betekent opnieuw beginnen: een nieuwe vacature, nieuwe gesprekken en opnieuw inwerken.

Tot slot heeft preboarding ook een effect buiten je organisatie. Een nieuwe medewerker vertelt thuis, aan vrienden en aan oud-collega's hoe zijn start verliep.

Een goede ervaring maakt van hem meteen een ambassadeur van je bedrijf. Dat helpt bij je volgende aanwerving.

Klein beginnen

Je hoeft geen uitgebreid programma te bouwen. Zeker in een KMO, waar aanwervingen niet wekelijks gebeuren, is het beter om klein te starten en het proces stap voor stap te verfijnen.

Begin met twee dingen: een sjabloon voor de welkomstmail en een korte checklist voor de dag voor de start. Bewaar ze op een plek waar iedereen die aanwerft ze terugvindt.

Vraag na elke start aan je nieuwe collega wat hij miste of net waardeerde, en pas het sjabloon of de checklist aan. Zo groeit je aanpak met elke aanwerving mee.

Na drie aanwervingen heb je een proces dat vanzelf loopt, en dat ook werkt als de leidinggevende die het opzette eens afwezig is.